Webentwicklung auslagern: Worauf Agenturen achten sollten

Auslagern heißt: Sie verkaufen die Website, ein Partner gestaltet, baut und betreibt sie. Ihr Kunde bleibt Ihr Kunde, Sie behalten Konzept, Beratung und Marge. Was Sie abgeben, ist der Teil, der Zeit frisst und Fachwissen braucht, das sich ständig ändert: Code, Updates, Barrierefreiheit, Ladezeit, Mehrsprachigkeit.

Ob sich das rechnet, hängt vor allem an einer Frage: Können Sie eine eigene Stelle das ganze Jahr auslasten? Wenn nicht, bezahlen Sie in ruhigen Monaten Kapazität, die niemand nutzt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie das durchrechnen, welche Modelle es gibt und was in die Vereinbarung mit einem Partner gehört. Wir machen das seit 2014, mit über 150 Agenturprojekten ^[1].

Eine einfache Rechnung hilft. Angenommen, Sie stellen in Österreich jemanden für Webentwicklung mit 3.500 € brutto im Monat ein. Bei 14 Gehältern sind das 49.000 € im Jahr. Dazu kommen rund 29,59 % Lohnnebenkosten ^[2], zusammen also rund 63.500 €. Noch nicht eingerechnet: Arbeitsplatz, Rechner, Lizenzen und Weiterbildung.

Für denselben Betrag bekommen Sie bei uns rund 16 Websites der Größe M auf WordPress mit Bricks, oder knapp 11, wenn wir die Gestaltung gleich mitmachen ^[1]. Zum Fixpreis, mit Livegang, und ohne Kosten in Monaten ohne Projekt. Eine eigene Stelle beginnt sich erst zu lohnen, wenn Sie dauerhaft mehr Projekte haben, als eine Person schafft. Dann braucht es aber meist mehr als eine Person: Gestaltung, Entwicklung, Betrieb und jemanden, der im Urlaub einspringt.

Die zweite Rechnung ist die Ihres Angebots. Mit einem Fixpreis kalkulieren Sie auf einer festen Zahl und legen Ihre Marge selbst fest. Wird nach Stunden abgerechnet, liegt das Risiko bei Ihnen: Läuft ein Projekt länger, schrumpft die Marge, und Ihr Kunde hat den Preis längst unterschrieben. Wie wir unsere Pakete kalkulieren, steht im Artikel Fixpreis statt Stunden.

14 Gehälter, weniger Arbeitswochen. In Österreich stehen jeder angestellten Person im Regelfall fünf Wochen Urlaub im Jahr zu ^[6]. Dazu kamen 2025 im Schnitt 14,7 Kalendertage im Krankenstand ^[7], also rund zwei Wochen. Bleiben höchstens 45 Wochen, in denen gebaut wird, noch bevor die Feiertage abgezogen sind. Bezahlt werden trotzdem 14 Gehälter.

Und genau dann fehlt jemand. Urlaub und Krankheit kommen selten in ruhigen Wochen. Ist die einzige Person für Webentwicklung im Urlaub, wartet der Kunde auf seine Änderung, oder Sie suchen kurzfristig Ersatz, der das Projekt nicht kennt.

Gute Leute sind schwer zu finden. Allein im IT-Bereich sind in Österreich rund 24.000 Stellen unbesetzt ^[8]. Wer Websites gestalten, sauber bauen, barrierefrei umsetzen und betreiben kann, sucht sich die Stelle aus. Bis jemand gefunden und eingearbeitet ist, vergehen oft Monate, und geht die Person wieder, beginnt die Suche von vorn, samt dem Wissen über Ihre Projekte, das mit ihr geht.

Ein Partner mit eigenem Netzwerk fängt das ab: Urlaub und Krankheit sind seine Sache, nicht Ihre, und Sie bezahlen nur fertige Projekte. Wie wir Vertretung regeln, steht im Artikel Kapazität und Reaktionszeiten.

Ein beschriebenes Ergebnis statt Arbeitszeit. Ein Werkvertrag schuldet ein konkretes Ergebnis, etwa eine fertige Website mit festgelegtem Umfang, und der Auftragnehmer arbeitet nach eigenem Plan mit eigenen Mitteln ^[4]. Das schützt Ihre Kalkulation, und es grenzt die Zusammenarbeit klar von einem Dienstverhältnis ab. Mehr dazu im Artikel Freelancer, Subunternehmer oder eigene Stelle?.

Umfang und Änderungen. Welche Seiten, welche Funktionen, wie viele Korrekturrunden, und was passiert, wenn Ihr Kunde nach einer Freigabe etwas Neues will. Gut ist eine Regel, nach der Mehraufwand vorher mit Preis genannt wird, nie hinterher.

Nutzungsrechte und Übergabe. Sie müssen die Website Ihrem Kunden übergeben, dauerhaft betreiben und von jemand anderem weiterentwickeln lassen dürfen. Achten Sie auf offene Systeme ohne proprietäres Theme und auf eine Übergabe mit allen Zugängen. Wie wir das regeln, steht im Artikel White-label in der Praxis.

Datenschutz. Sobald der Partner im Betrieb personenbezogene Daten sieht, etwa Formulareingaben, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ^[5]. Sitzt der Partner außerhalb der EU, gelten zusätzlich die Regeln für Übermittlungen in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO ^[5]. Auch deshalb lohnt sich ein Partner in der Nähe: gleiche Rechtslage, gleiche Zeitzone, gleiche Sprache.

White-label. Schriftlich festhalten, dass der Partner nicht von sich aus an Ihre Kunden herantritt, keine Signatur im Code hinterlässt und Projekte nur mit Ihrer Freigabe als Referenz nennt. Orientierung, keine Rechtsberatung.

Auslagern heißt nicht abgeben. Behalten Sie, was Ihre Agentur ausmacht: die Beziehung zum Kunden, das Verständnis für sein Geschäft, die Strategie, das Konzept und den Endpreis. Das sind die Dinge, für die Ihr Kunde Sie beauftragt hat.

Abgeben können Sie, was Ihr Kunde nie sieht, aber jeden Tag merkt: ob die Seite schnell lädt, ob sie mit dem Handy funktioniert, ob sie barrierefrei ist und ob nach dem nächsten Update noch alles läuft. Dafür braucht es Fachwissen, das sich laufend ändert, und genau das muss sich nicht jede Agentur selbst aufbauen.